Uw bedrijf groeit en u kunt de drukte niet meer alleen aan. Een eerste werknemer aannemen is een mijlpaal, maar ook een stap die meer voorbereiding vraagt dan de meeste ondernemers verwachten. Van een loonheffingennummer tot een arbodienst: wij zetten alles op een rij zodat u goed voorbereid van start gaat.
U heeft meer werk dan u aankunt. U denkt na over een eerste medewerker, maar u weet niet precies waar u moet beginnen. Wat kost het eigenlijk? Wat moet u regelen vóór de eerste werkdag? Waar kunt u tegenaan lopen als u er niet goed op voorbereid bent?
Het goede nieuws: de meeste verplichtingen zijn goed te overzien als u weet wat er op u afkomt. In dit artikel lopen we de belangrijkste stappen door, zodat u geen verassingen heeft.
Wat verandert er voor u als werkgever?
Zodra u iemand in dienst neemt, verandert uw positie als ondernemer wezenlijk. U wordt verantwoordelijk voor het salaris, de loonheffingen, de arbeidsomstandigheden en de loondoorbetaling bij ziekte van een ander persoon. Dat vraagt om een goede administratieve basis voordat uw nieuwe medewerker begint.
Een aspect dat veel ondernemers verrast: de werkelijke kosten van een werknemer liggen aanzienlijk hoger dan het bruto salaris. Bovenop het brutoloon betaalt u als werkgever sociale premies, vakantiegeld, en bent u verplicht verzekeringen af te sluiten. Tel daar eventuele kosten bij op voor een werkplek, apparatuur en opleidingen en de totale loonkosten liggen al snel 30 tot 40% boven het brutosalaris. Het is verstandig hier vooraf een realistisch beeld van te hebben.
Stap 1: Aanmelden als werkgever bij de Belastingdienst
Voordat uw medewerker begint, meldt u zich aan als werkgever bij de Belastingdienst via het formulier ‘Melding loonheffingen werkgever’. U ontvangt dan een loonheffingennummer. Dat nummer heeft u nodig om loonheffingen in te houden op het salaris van uw werknemer en aangifte te doen. Zonder dit nummer kunt u formeel geen personeel in dienst nemen.
Geef ook een wijziging door aan de KVK dat u personeel in dienst neemt. Veranderingen in het aantal mensen dat bij u werkt moet u altijd doorgeven.
Stap 2: Stel een arbeidsovereenkomst op
Leg alle afspraken schriftelijk vast in een arbeidsovereenkomst. Daarin staan in ieder geval: het salaris, de werktijden, de functieomschrijving, de proeftijd en de opzegtermijn. Op werk.nl vindt u twee voorbeeldovereenkomsten die u als uitgangspunt kunt gebruiken, één voor bepaalde tijd en één voor onbepaalde tijd.
Een mondelinge afspraak is juridisch in sommige gevallen geldig, maar u wilt bij een eventueel conflict kunnen terugvallen op een schriftelijk document dat door beide partijen is ondertekend.
Let op: in veel sectoren geldt een cao. Controleer altijd of er een verplichte cao van toepassing is op uw branche, want die kan aanvullende eisen stellen aan arbeidsvoorwaarden en salaris.
Stap 3: Controleer de identiteit van uw werknemer
Vóór de eerste werkdag bent u verplicht de identiteit van uw werknemer te controleren en een kopie van een geldig identiteitsbewijs op te nemen in uw administratie. Alle persoonsgegevens moeten goed leesbaar zijn op de kopie. Zonder deze kopie mag uw medewerker officieel niet aan het werk, en bij een controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie kunt u een boete krijgen als u dit niet op orde heeft.
Stap 4: Richt uw loonadministratie in
Als werkgever bent u verplicht een correcte loonadministratie bij te houden. Dat betekent dat u elke maand een loonstrook opmaakt, het nettosalaris uitbetaalt, loonheffingen afdraagt aan de Belastingdienst en aan het einde van het jaar een jaaropgave verstrekt. Daarnaast bent u verplicht minimaal 8% van het bruto jaarsalaris opzij te zetten als vakantiegeld.
Voor de meeste ondernemers is het verstandig de loonadministratie uit te besteden aan een administratiekantoor of salarissoftware te gebruiken. Een fout in de loonstrook of een te late afdracht kost u al snel meer tijd en geld dan de uitbesteding zelf.
Stap 5: Sluit een verzuimverzekering af
Als uw werknemer ziek wordt, bent u als werkgever verplicht het loon maximaal twee jaar door te betalen, minimaal 70% van het laatste loon. Dat is voor veel kleine ondernemers een aanzienlijk financieel risico. Een verzuimverzekering dekt dit risico af. Hoewel deze verzekering niet wettelijk verplicht is, is het voor ondernemers met een beperkte financiële buffer een verstandige keuze om af te sluiten voordat uw medewerker begint.
Stap 6: Sluit u aan bij een arbodienst
Als werkgever bent u wettelijk verplicht aangesloten te zijn bij een gecertificeerde arbodienst of een bedrijfsarts beschikbaar te hebben. De arbodienst ondersteunt u bij ziekteverzuim, re-integratie en het uitvoeren van een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E). Die laatste is ook verplicht zodra u personeel in dienst heeft: u brengt dan in kaart welke risico’s er zijn op de werkplek en hoe u die aanpakt.
Stap 7: Pensioen
In veel sectoren bent u verplicht uw werknemer aan te melden bij een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds. Of dit voor uw branche geldt, hangt af van de cao en de sector waarin u actief bent. Controleer dit altijd vooraf, want het niet aanmelden bij een verplicht pensioenfonds kan leiden tot naheffingen met terugwerkende kracht.
Wat kost een eerste werknemer echt?
Veel ondernemers kijken alleen naar het brutosalaris bij het bepalen of ze een werknemer kunnen betalen. Maar dat is niet het bedrag dat u als werkgever betaalt. Bovenop het brutoloon komen verplichte werkgeverslasten: sociale premies, vakantiegeld en de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet. Tel daar eventuele kosten voor een arbodienst, verzuimverzekering, werkplek en apparatuur bij op, en u zit al snel 30 tot 40% boven het brutosalaris.
Een concreet voorbeeld, gebaseerd op een fulltime medewerker met een brutosalaris van €3.000 per maand in 2026:
| Kostenpost | Bedrag per maand |
| Brutosalaris | €3.000 |
| Vakantiegeld (8%) | €240 |
| Werkgeverspremies (sociale verzekeringen, Zvw) | ca. €450 |
| Subtotaal verplichte loonkosten | ca. €3.690 |
| Verzuimverzekering (indicatie) | €75 tot €150 |
| Arbodienst (indicatie) | €15 tot €30 |
| Totaal reële maandkosten | ca. €3.780 tot €3.870 |
Per jaar betaalt u voor deze werknemer al snel tussen de €45.000 en €47.000, nog zonder kosten voor werkplek, apparatuur of opleiding. Als uw werknemer ziek wordt en u heeft geen verzuimverzekering, draait u zelf op voor de loondoorbetaling van maximaal twee jaar.
Dit zijn indicaties, de exacte bedragen hangen af van uw branche, een eventuele cao en de specifieke premies voor uw bedrijf. Een salarisadministrateur kan voor u een nauwkeurige berekening maken.
Twee valkuilen die ondernemers vaak onderschatten
De proeftijd is geen vrijbrief. Veel ondernemers denken dat ze een medewerker tijdens de proeftijd zonder opgave van reden en zonder consequenties kunnen ontslaan. Dat klopt grotendeels, maar ook tijdens de proeftijd gelden regels. U mag bijvoorbeeld niet ontslaan wegens zwangerschap of ziekte, ook niet in de proeftijd.
Loondoorbetaling bij ziekte. Twee jaar loon doorbetalen bij ziekte is voor een kleine ondernemer een serieus risico. Zeker als u pas één medewerker heeft en die langdurig uitvalt. Een verzuimverzekering is daarvoor de meest directe oplossing, maar bespreek ook met uw accountant hoe u hier financieel op voorbereid bent.
Wat kunt u nu doen?
Overweegt u uw eerste werknemer aan te nemen? Dit zijn drie verstandige stappen om nu al te zetten:
- Breng de werkelijke loonkosten in kaart. Niet alleen het brutosalaris, maar inclusief premies, vakantiegeld, verzekeringen en overige kosten.
- Controleer of er een cao van toepassing is op uw branche en wat die van u als werkgever vraagt.
- Bespreek uw situatie met een adviseur voordat u de arbeidsovereenkomst tekent. Eenmaal in dienst brengt een werknemer verplichtingen met zich mee die u niet zomaar kunt terugdraaien.
Staat u op het punt uw eerste medewerker aan te nemen en wilt u zeker weten dat u alles goed geregeld heeft? Wij denken graag met u mee, neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Bronnen
Dit artikel is gebaseerd op openbare informatie van de volgende bronnen: